Aujourd’hui, bien gérer son temps et ses priorités est devenu indispensable.
Entrepreneurs, coachs, thérapeutes, salariés, étudiants… Vous rêvez tous de bien gérer votre temps, de devenir plus productifs et d’atteindre vos objectifs.
Pourtant, beaucoup d’entre vous sont surmenés et se sentent dépassés.
Vous manquez de temps en permanence et vous vous sentez complètement désorganisés.
Vous n’avancez pas vers vos objectifs et vous vous dispersez sur une multitude de projets…
Gérer son temps et ses priorités est devenu un art que de moins en moins de personnes maîtrisent.
Savez-vous pourquoi ?
Les raisons ne manquent pas : entre les nouvelles technologies, les interruptions incessantes, les activités toujours plus nombreuses…
Il n’a jamais été aussi difficile de bien gérer son temps et ses priorités !
Vous vous sentez concerné ?
Rassurez-vous, il est possible d’agir. Vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps et l’exploiter efficacement.
J’ai donc élaboré pour vous une méthode en 5 étapes, faciles à mettre en place. Vous n’avez qu’à suivre ce chemin tout tracé.
Sans tarder, je vais vous expliquer comment gérer votre temps et vos priorités avec succès grâce à cette méthode.
Allons-y !
Etape 1 : simplifiez pour gagner du temps
La simplification est une étape clé qui fait toute la différence pour une gestion du temps optimale.
Beaucoup d’entrepreneurs et de salariés pensent qu’il faut toujours en faire plus et passer encore plus de temps sur leurs activités.
Ils sont en permanence débordés et passent un temps phénoménal au travail au point d’en oublier leur raison d’être et leurs rêves. Ils négligent leur vie personnelle.
Comme eux, si vous pensez qu’en faire toujours plus est la bonne solution, vous faîtes erreur.
Vous devez simplifier, réduire ou éliminer certaines activités.
Grâce à cela, vous réduirez la voilure. Vous trouverez du temps pour les activités qui sont essentielles à vos yeux.
Cette étape est donc incontournable pour gérer son temps et ses priorités.
Alors comment faire ? C’est ce que je vais vous montrer tout de suite .
Faites le tri dans vos activités
« La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y à plus rien à retirer. »
Antoine de Saint-Exupéry
Pour faire le ménage dans vos activités, vous devez vous interroger sur ce que vous faites de vos journées et le temps que vous y passez réellement.
Par exemple, on perd parfois beaucoup de temps sur les réseaux sociaux ou devant la télévision.
Combien d’heures par jour ou par semaine passez-vous à tapoter sur votre mobile ou à vous avachir devant la télévision à regarder des séries ? Vous pourriez par exemple consulter les réseaux sociaux à des heures définies et vous limiter à un épisode.
Soyez objectif avec vous-même et posez-vous des questions sur vos activités personnelles et professionnelles :
- Quelles sont les activités qui vous prennent trop de temps ?
- Ces activités sont-elles essentielles pour vous ?
- Lesquelles allez-vous arrêter ou réduire ?
- Certaines d’entre elles peuvent-elles être simplifiées ?
- Pouvez-vous déléguer certaines activités ?
Si certaines activités vous semblent inutiles alors vous savez qu’il vous reste à faire : les éliminer.
Voici un tableau avec des exemples d’activités à réduire ou à supprimer. Les gains de temps générés sont incroyables.
Bien sûr, toutes les activités chronophages ne figurent pas dans ce tableau. Vous pouvez donc le compléter et le personnaliser. Ensuite, vous supprimerez les activités inutiles.
Grâce à ce tri, vous gagnerez facilement une à 2 heures par jour. Vous aurez donc plus de temps à consacrer aux activités qui sont essentielles pour vous. C’est donc primordial pour gérer son temps et ses priorités.
Dites stop aux nouvelles activités
Si un jour vous avez une fuite chez vous, vous devrez couper l’arrivée d’eau. Si vous ne le faites pas, vous serez toujours inondé. Vous aurez beau éponger l’eau au sol, elle reviendra toujours de plus belle.
Voulez-vous retrouver du temps ?
Alors, fermez le robinet et ne prenez plus de nouveaux engagements.
Savoir gérer son temps et ses priorités, c’est savoir dire « non ».
Refusez les activités qui ne vous plaisent pas. Déclinez les sollicitations qui ne font pas partie de vos priorités. Dites non à ce qui n’est pas indispensable ou vital.
Si vous dites oui à chaque demande adressée, vous serez toujours débordé. Vous aurez constamment de nouvelles activités ou de nouvelles tâches à faire.
Et par conséquent, vous n’aurez plus de temps à consacrer à vos activités.
Libérez-vous des boulets auxquels vous êtes enchainés. Retrouvez votre liberté et votre temps libre.
Ne vous inquiétez pas de la réaction des autres, en y mettant les formes et en expliquant, ils comprendront.
Refuser de faire une tâche n’est pas un manque de respect. Il vaut mieux la décliner plutôt que d’accepter et ne pas la réaliser.
N’oubliez jamais qu’un « oui » vaut 1000 « non ».
Décidez de ce que vous ne devez pas faire
Maintenant, vous savez qu’il faut éliminer certaines activités et apprendre à dire non pour bien gérer son temps et ses priorités.
Il ne vous reste plus qu’à décider des activités et des tâches à ne pas faire.
En effet, à quoi bon être productif et efficace si c’est pour faire plus vite des tâches inutiles, pénibles ou soporifiques ?
Cela ne présente aucun intérêt. Alors, pour partir sur de bonnes bases, engagez-vous à supprimer toutes les activités sans valeur ajoutée.
Pour ma part, j’estime que ne pas faire ce qui est inutile doit être à la base de toute organisation. C’est ainsi que fonctionnent les entrepreneurs à succès.
Je pourrais vous donner plusieurs astuces mais cela pourra faire l’objet d’un article à part entière.
Alors, j’ai décidé de vous en donner une : établissez une not-to-do-list.
Comme son nom l’indique, la not-do-list est une liste de tâches ou d’activités que vous vous engagez à ne pas ou à ne plus faire au quotidien.
Vous pouvez procéder de la sorte :
- Tout d’abord, dressez la liste des activités sans intérêt que vous faites régulièrement.
- Puis, ajoutez les choses pour lesquelles vous gaspillez votre temps.
- Ensuite, notez les sollicitations pour lesquelles vous n’osez pas dire non.
- Enfin, complétez la liste avec les habitudes qui vous font perdre un temps précieux.
Vous pourrez placarder la not-do-list dans votre bureau pour vous rappeler vos engagements. Croyez-moi, c’est très efficace.
Nous venons de terminer la première étape qui consiste à simplifier. C’est un bon point de départ pour bien gérer son temps mais encore faut-il définir ses priorités !
C’est ce que nous allons voir maintenant dans l’étape 2.
Etape 2 : priorisez vos activités
« Quand on ne sait pas où l’on va, tous les chemins mènent à nulle part. »
Henry Kissinger
Pour bien gérer votre temps, vous devez savoir où vous voulez aller. La gestion de vos priorités est donc incontournable si vous voulez gérer votre temps de manière optimale.
Gérer ses priorités c’est choisir la bonne tâche ou la bonne activité à réaliser sur un créneau horaire défini. C’est un exercice complexe car les tâches et les activités sont nombreuses et notre temps limité.
Comme toutes les tâches n’ont pas la même valeur, vous allez donc devoir choisir lesquelles sont prioritaires à vos yeux.
Pour y arriver, il va falloir tout d’abord prendre du recul sur vous-même et savoir ce que vous désirez profondément au fond de vous-même.
Clarifiez votre vision
La 1ère étape est de savoir où vous voulez aller est de clarifier votre vision. Vous allez donc devoir faire un travail d’introspection sur vous-même.
Bien sûr, je ne vous parle pas de partir vivre dans un temple bouddhiste mais juste de prendre du temps pour vous poser les bonnes questions.
Car votre vie ne se résume pas à faire des études, travailler pendant plus de 40 ans et partir à la retraite à 65 ans (ou 64 ans…).
Vous n’êtes pas là par hasard !
Vous avez certainement des rêves, des passions, des projets. Bref, votre vie a un but et vous avez une raison d’être.
Alors prenez quelques instants pour vous interroger sur vous-même et sur vos activités :
- Qu’aimez-vous faire ? Quels sont vos hobbies au quotidien ?
- Quelles activités vous passionnent au point d’en oublier tout le reste ?
- Dans quels domaines excellez-vous ? Lequel est le plus important pour vous ?
- Quelles sphères de votre vie sont pour vous essentielles ?
- Quel type de personne voulez-vous devenir ?
- Quelles compétences ou qualités souhaitez-vous développer ?
- Qu’aspirez-vous à faire d’ici la fin de votre vie ?
- …
Bien sûr cette liste est non exhaustive… Prenez le temps de répondre à chaque question.
Grâce à cet exercice, vous saurez ce qui est important dans les différents domaines de votre vie et aurez clarifié votre vision.
Peut-être aspirez-vous à devenir écrivain ?
Ou à devenir coach dans votre spécialité ?
Quoi qu’il en soit, ne négligez pas cette étape. Elle permet de faire des choix en pleine conscience et de déterminer plus facilement comment gérer son temps et ses priorités.
Choisissez vos priorités
Désormais, vous avez une vision claire et vous savez ce qui est important. Une bonne gestion du temps commence par une vision à long terme.
Les activités que vous faites n’ont donc pas toute la même valeur. C’est la raison pour laquelle vous devez maintenant choisir lesquelles seront prioritaires.
Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, chaque année… Vous devez faire passer au premier plan vos activités les plus importantes.
Tout d’abord, commencez par établir les priorités à long terme.
Ces priorités doivent être en lien direct avec votre vision car elles vont vous permettre d’atteindre le cap que vous vous êtes fixé. Elles s’inscrivent dans la durée, c’est-à-dire sur plusieurs années : 5, 10, 15, 20 ans !
En respectant ces priorités, vous avancerez vers la réalisation des objectifs de votre vie. Comme vous savez ce que vous voulez accomplir dans les prochaines années, vous serez plus déterminé à y parvenir.
Si vous souhaitez devenir romancier, votre priorité sera de publier votre premier roman d’ici quelques années.
Si vous voulez devenir coach sportif, votre priorité sera de devenir expert dans ce domaine.
Voilà pour les priorités à long terme.
Ensuite, établissez les priorités à court terme.
Quoi qu’il arrive, vous aurez toujours des arbitrages à faire sur vos activités. Vous ne pourrez pas mener tous vos projets de front.
Là encore, il va falloir choisir quelles activités au quotidien sont les plus importantes et auront le plus d’impact à long terme. Sans cela, vous n’avancerez pas vers la réalisation de vos objectifs de vie.
En tant que futur romancier, vous devrez prendre des cours d’écriture et écrire chaque jour.
En tant que futur coach sportif, vous devrez vous former et prospecter vos futurs clients.
Bref, bien gérer son temps commence par bien gérer ses priorités.
Définissez vos objectifs
Maintenant que vous avez défini quelles étaient vos priorités, vous devez les traduire en objectif. C’est essentiel pour bien gérer son temps et ses priorités.
Rappelez-vous toujours qu’un objectif n’est pas une simple intention comme « publier un livre » ou bien « devenir coach ».
Un objectif doit vous engager personnellement et répondre à différents critères. Pour avoir un objectif clairement défini, vous pouvez utiliser la méthode SMART.
Je ne vais pas rentrer dans le détail car ce sujet a déjà fait l’objet d’un article que je vous invite à lire.
Retenez juste l’anagramme SMART pour votre objectif :
- Simple : il doit être facilement compréhensible et clair
- Mesurable : il comporte un indicateur chiffré
- Ambitieux : il vous permet de vous challenger
- Réaliste : il tient compte de vos ressources
- Temporellement défini : il comporte une dead-line
Vous devez vous fixer des objectifs à long terme et à court terme.
Si vous voulez devenir romancier et publier votre premier opus, vos objectifs SMART pourraient être ceux-ci :
- « Publier un roman de 80000 mots d’ici un an. »
- « Ecrire 500 mots par jour d’ici 6 mois. »
- « Trouver un éditeur pour publier mon roman d’ici 3 mois. »
Si vous voulez devenir coach sportif, vos objectifs SMART seraient les suivant :
- « D’ici 6 mois, je me fais certifier coach professionnel par tel organisme. »
- « Je fais les démarches administratives pour créer mon activité professionnelle d’ici cet été. »
- « D’ici la fin de l’année, je trouve 30 clients à qui proposer des coachings à domicile. »
Vous comprenez l’idée ?
Pour réussir, vous devrez par la suite transformer votre objectif principal en plan d’action mais c’est un autre sujet.
Voilà, pour la gestion des priorités. Maintenant une nouvelle étape débute : la planification.
Etape 3 : planifiez vos activités
Vous voilà arrivé à la troisième étape pour bien gérer son temps et ses priorités.
Après avoir simplifié vos activités et défini vos priorités, vous vous apprêtez à planifier.
C’est une étape à la fois technique et stratégique :
- Technique car vous vous dotez d’outils pour maîtriser votre gestion du temps.
- Stratégique car vous vous organisez et préparez votre emploi du temps.
Se servir d’outils de gestion du temps et organiser son emploi du temps sont deux éléments indispensables pour gérer son temps et ses priorités.
Êtes-vous prêt à découvrir comment planifier ?
Sans tarder, commençons par découvrir 2 outils incontournables.
Utilisez votre agenda et votre liste de tâches
L’agenda et la liste des tâches sont à la planification ce que le marteau et l’enclume sont au forgeron.
Ce sont 2 outils indispensables qui doivent être utilisés en synergie pour bien gérer son temps et ses priorités.
L’agenda est un outil très pratique mais il est souvent mal exploité par la plupart des gens. Beaucoup se contentent d’y noter des RDV ou des dates importantes. Malheureusement, les priorités passent à la trappe !
Pourtant, l’agenda permet également :
- De définir votre emploi du temps avec vos priorités,
- De délimiter des créneaux horaires pour vos activités,
- De se rappeler des échéances ou des dates importantes.
A la manière d’un expert-comptable qui ventile les produits et les charges dans son compte de résultat, vous utilisez l’agenda pour répartissez vos activités à différents moments.
Il existe différents types d’agenda, agenda papier classique, bullet journal, agenda numérique… A vous de choisir celui qui vous convient le mieux !
La liste de tâches vient compléter l’agenda.
Grâce à cette liste, vous notez toutes les tâches à faire… Mais il y a un hic : vous n’avez pas défini de créneau horaire. L’agenda est là pour ça.
A l’inverse, vous ne pourrez pas TOUT noter dans votre agenda. Car certaines tâches prennent plus de temps et il y a toujours des imprévus. Vous serez contraint de reporter certaines tâches à plus tard.
Pour éviter ce problème, vous devez donc avoir un bon gestionnaire de tâches. Vous pourrez y noter tout ce que vous avez à faire.
Pour avoir un système de planification opérationnel, vous devrez donc utiliser ces 2 outils de manière synchronisée.
Si l’on utilise l’un sans l’autre, il sera difficile de bien gérer son temps et ses priorités.
Planifiez vos semaines
« Pour chaque minute à s’organiser, une heure est gagnée. »
Benjamin Franklin
Ça y est ! Vous avez maintenant en main les 2 outils qui vont vous aider à planifier vos activités et vos tâches. En vrai stratège, vous allez pouvoir maintenant organiser votre emploi du temps.
Tout d’abord, pour être efficace et optimiser votre temps, je vous conseille de faire un emploi du temps à la semaine. Préparez-le à l’avance. C’est la clé pour une planification réussie.
Faîtes y apparaître vos activités personnelles et professionnelles de la meilleure manière possible. Vous pourrez par la suite vous référer à ce modèle de semaine pour vous organiser.
Avec des plages horaires prédéfinies pour vos activités, il vous suffira juste de suivre votre semaine type.
Bien sûr, des imprévus arriveront toujours mais vous aurez une trame directrice pour votre semaine et vos journées.
Pour la planification journalière, vous pouvez consulter mon article Les 7 étapes pour organiser sa journée de travail comme un pro.
Grâce à la planification, vous maîtriserez votre temps au jour le jour et ferez passer vos activités prioritaires avant les autres.
Alors prenez le temps de planifier votre semaine en amont. Consacrez-y une heure. Croyez-moi, le jeu en vaut la chandelle !
Appliquez la règle des 3
Les astuces pour une bonne planification ne manquent pas. Je vais vous en livrer une qui me tient particulièrement à cœur que j’applique quotidiennement.
Il s’agit de la règle des 3.
A ce stade, vous avez dû planifier votre semaine et vos journées. Pour ne pas surcharger vos journées, prenez la peine de définir vos 3 tâches prioritaires du jour.
Je le répète : fixez-vous au maximum 3 tâches.
Pourquoi seulement 3 tâches ?
Car au-delà vous risquerez de ne pas réussir à les faire. Autant vous prévenir tout de suite : vous allez devoir être ultra sélectif.
Pour vous aider dans cette démarche, commencez par établir 2 listes :
- Une liste avec les activités dites prioritaires
- Une liste avec les activités dites secondaires
Il vous suffit juste de répertorier les classes selon leur ordre d’importance.
Vous n’aurez plus qu’à les traiter les tâches prioritaires une fois le moment arrivé. C’est aussi simple que cela.
Vous traiterez les tâches secondaires seulement et uniquement lorsque vous aurez terminé vos 3 tâches les plus importantes. Pas avant.
Nous avons terminé cette quatrième étape sur la planification. La prochaine étape est de loin la plus importante pour bien gérer son temps et ses priorités.
Je vous laisse la découvrir.
Etape 4 : Passez à l’action
A ce stade, vous maîtrisez déjà 3 étapes majeures dans l’art de gérer son temps et ses priorités. Bravo !
L’étape que vous vous apprêtez à découvrir est sans doute la plus importante : le passage à l’action.
Vous aurez beau simplifier, prioriser et planifier. Si vous ne mettez pas en œuvre vos plans, vous arriverez nulle part.
Pour réussir et mener à bien vos projets, vous devez être en capacité de respecter et de faire ce que vous avez planifié.
Le problème c’est qu’il n’a jamais été aussi simple de se disperser.
Il n’est pas rare de passer des heures sur son planning et se retrouver à faire complètement autre chose pour une multitude de raisons.
La conséquence est toujours la même : vous n’avancez pas dans vos projets et vous vous sentez frustré.
Il est parfois difficile de se discipliner et de rester concentré sur ses objectifs.
Alors sans attendre, je vous laisse découvrir comment passer à l’action plus facilement.
C’est parti !
Ne remettez plus au lendemain
« La procrastination est quelque chose qu’il vaut mieux remettre à demain. »
Gerald Vaughan
C’est l’un des pires fléaux de notre époque…
La procrastination : cette tendance à remettre à plus tard ce que l’on peut faire maintenant. Elle vient bousculer vos plans et réduire à néant votre productivité.
Vous avez prédéfini votre emploi du temps et les différentes activités et tâches à faire. Puis, arrive le moment de vous y mettre et là, le drame commence.
Vous ne vous sentez pas d’attaque. Vous n’avez pas envie de vous y mettre. Et ensuite, vous décidez de faire autre chose à la place histoire de vous donner bonne conscience.
Malheureusement, le temps passe et le résultat est toujours le même. Vous traitez vos mails et passez quelques coups de fil. Mais vous n’avancez pas d’un millimètre dans vos projets.
Vous faîtes autre chose que ce que vous auriez dû normalement faire. Vous vous sentez frustré et vous culpabilisez après coup.
Franchement, combien de fois avez-vous été dans cette situation ?
Si vous voulez avancer dans vos projets, il vous faut obligatoirement respecter votre planning et passer à l’action.
Vous devez absolument combattre et mettre au tapis la procrastination.
Ce phénomène ne date pas d’aujourd’hui et ses causes peuvent être multiples. Comme je ne peux pas tout détailler ici, je ne peux que vous inviter à lire mon article 20 techniques pour arrêter la procrastination.
En appliquant ces techniques, vous mènerez à bien vos projets et atteindrez vos objectifs.
Il est donc capital de ne pas procrastiner pour bien gérer son temps et ses priorités.
Dites adieu au multitâche
« Le multitâche, c’est simplement l’opportunité de planter plus d’une seule chose à la fois. »
Steve Uzzell
Une erreur fréquemment commise par beaucoup de personnes est de vouloir faire du multitâche.
Dans la société actuelle, ce phénomène est à la mode. Tout le monde se vante de pouvoir tout faire.
Prendre des appels, envoyer des mails, travailler sur des dossiers, préparer les prochains RDV, surfer sur les réseaux sociaux…
Sauf que voilà, même si en apparence cette pratique est très bien vue, c’est loin d’être la panacée en matière de productivité.
En voulant faire plusieurs choses à la fois, vous en faites moins et surtout moins vite.
En effet, des études scientifiques ont montré que le multitâche ne permet pas de réaliser les choses avant les autres et surtout mieux que les autres.
Par contre, si vous faites plusieurs activités en même temps, vous risquez de vous disperser plus facilement et de ne pas terminer.
En plus, vous risquez de réduire la qualité de votre travail et d’y passer plus de temps. Pire, vous allez gaspiller beaucoup d’énergie pour vous concentrer et revenir à la tâche.
Au bout du compte, vous prendrez du retard sur votre planning car votre attention sera toujours fractionnée.
Alors vous êtes toujours convaincu par les soi-disant bienfaits du multitâches ?
Moi non !
Alors faîtes une chose à la fois. Et prenez les choses à faire une par une.
Vous verrez qu’à la fin de vos journées, vous aurez accompli bien plus de choses. Cela vous rapportera bien plus.
Il faut donc être monotâche ou séquentiel pour bien gérer son temps et ses priorités.
Levez vos freins
Désormais, vous savez comment chasser la procrastination et prendre les tâches les unes après les autres.
Pour continuer sur votre lancée et exécuter plus vite votre travail, vous devez chercher en permanence à lever vos freins.
Selon vous, quelles sont les principales contraintes qui vous ralentissent ou vous empêchent d’avancer sur vos projets ?
Posez-vous cette question et listez tout ce qui peut entraver votre progression.
Pour vous aider, essayez d’imaginer une situation parfaite où tout se déroule pour le mieux. Notez les principales contraintes et classez-les selon leur impact du plus ou moins fort.
En identifiant et en levant les principaux freins qui pèsent sur votre productivité, vous vous donnez les chances d’atteindre vos objectifs et de réussir.
Par exemple, si votre objectif est de publier un roman et que vous éprouvez des difficultés à terminer l’écriture, d’abord posez-vous les questions suivantes :
- Qu’est ce qui vous empêche d’écrire 500 mots par jour ?
- Comment terminer la rédaction du roman ?
Puis, répondez à ces questions pour identifier les principales contraintes :
- Vous avez besoin de plages horaires plus grandes pour vous concentrer.
- Vous avez d’autres projets en cours.
Enfin, prenez les bonnes décisions pour lever vos freins :
- Dégagez-vous plus de temps pour l’écriture en consacrant moins de temps et en reportant d’autres projets.
- Isolez-vous des distractions et des sollicitations extérieures pendant votre phase d’écriture.
Grâce à cette méthode, vous lèverez vos freins et améliorerez facilement votre organisation.
Cette quatrième étape sur l’exécution de votre travail est maintenant terminée. Il reste une dernière étape à assimiler avant de savoir gérer son temps et ses priorités.
Etape 5 : Contrôlez et améliorez vos résultats
Trop souvent oubliée, cette dernière étape est pourtant importante pour bien gérer son temps et ses priorités. Sans elle, il vous sera difficile d’améliorer et d’optimiser votre système de gestion du temps.
A quoi bon prioriser, planifier et réaliser vos tâches si les résultats ne sont pas à la hauteur de vos espérances ?
Il n’y a qu’une seule façon de savoir si votre travail porte ses fruits : en contrôlant les résultats obtenus.
Lors de cette étape, vous allez mesurer régulièrement la performance des actions mises en place et les corriger si nécessaire.
Ici, l’objectif est de savoir si elles vous permettent réellement d’avancer dans vos projets et de vous rapprocher de vos objectifs.
Pour y parvenir, vous allez définir des indicateurs, suivre régulièrement vos activités et réajustez.
Mettez en place des indicateurs
« Qui ne mesure, guère ne dure. »
Proverbe français
Pour commencer, vous allez définir des indicateurs de performance. Ils vont vous permettre de suivre les résultats sur des actions ciblées.
Pour être efficaces, les indicateurs utilisés doivent être quantifiables et répondre à votre objectif.
Ils peuvent être une unité, une fréquence, un coût, un niveau de qualité…
A vous de définir les indicateurs les plus appropriés selon vos objectifs.
Sans cela vous ne pourrez pas mesurer l’évolution par rapport à votre situation de départ. Il vous sera donc difficile de savoir si vos actions sont fructueuses.
Par exemple :
- Si votre objectif est d’écrire et de publier un roman, vous pouvez prendre comme indicateur le nombre de mots écrits chaque jour.
- En tant que nouveau coach sportif à domicile, le nombre de nouveaux clients par mois semble être un bon indicateur.
- Si vous démarrez une activité en ligne, vous utiliserez plusieurs indicateurs comme le nombre de visiteurs ou encore le nombre d’abonnés à votre newsletter.
Définir des indicateurs est donc essentiel dans un système de contrôle efficace. Ils doivent être en lien direct avec les objectifs déjà fixés (voir troisième étape) pour bien gérer son temps et ses priorités.
Mais encore faut-il suivre régulièrement ses activités !
Assurez un suivi régulier
Maintenant que vous avez établi des indicateurs de performance, il va falloir contrôler régulièrement vos résultats.
Sans un suivi régulier, vous ne saurez pas si vous avancez bien dans vos projets ou pas. Certes, vous aurez défini des indicateurs mais ils ne vous seront d’aucune utilité.
Alors mettez en place un suivi de vos résultats.
Comment ?
Tout simplement en faisant un état d’avancement dans la réalisation de vos projets.
La revue de vos résultats peut avoir lieu chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, chaque trimestre…
A vous de définir quels sont les moments les plus judicieux pour contrôler vos résultats.
Par exemple :
- En tant qu’écrivain, vous pouvez faire un suivi quotidien et hebdomadaire du nombre de mots rédigés.
- Un coach sportif à domicile aura intérêt à contrôler chaque semaine et chaque mois le nombre de nouveaux clients.
- Si vous avez une activité en ligne, vous pourrez suivre la fréquentation et le nombre d’inscrits selon vos publications et vos actions de promotion.
Avoir un suivi régulier de vos résultats permet de gérer son temps et ses priorités de manière efficace. Car une revue régulière permet de savoir si l’on avance dans la réalisation des objectifs.
Prenez le temps d’inscrire vos résultats dans un tableau à portée de vue. Vous pourrez ainsi le consulter régulièrement.
Quoiqu’il en soit, il faudra nécessairement réajuster certaines actions.
Réajustez et améliorez vos performances
« Vous multipliez votre temps en passant du temps aujourd’hui sur des tâches qui vous permettent de gagner du temps demain. »
Rory Vaden
Si vous voulez avancez plus vite et décupler vos résultats, vous allez devoir mettre en place un système d’amélioration continue.
Comme un capitaine gère le gouvernail d’un bateau, vous devrez réajuster certaines actions pour garder le cap.
Vous pourrez réévaluer vos efforts et vos moyens ou même de changer votre stratégie pour arriver à votre objectif.
En contrôlant vos activités, vous connaîtrez le Retour Sur Temps Investi (RSTI) des actions que vous réalisez au quotidien.
Vous pourrez ensuite améliorer vos résultats.
Bien sûr, je ne peux pas tout expliquer dans cet article.
Néanmoins, si vous voulez aller plus loin il est possible d’automatiser certaines tâches.
En effet, si vous effectuez une action plus d’une fois, vous devez l’automatiser. Cela vous fera gagner un temps considérable.
Prenez le temps de parcourir votre agenda et notez toutes les tâches susceptibles d’être automatisées. Puis faites-le.
- Vos clients vous posent sans arrêt les mêmes questions ? Alors, créez un FAQ
- Vous communiquez sur plusieurs réseaux sociaux ? Synchronisez vos publications grâce à un logiciel dédié.
- Vous envoyez souvent des mails avec des réponses identiques ? Hop, rédigez un mail type.
D’abord, passez en revue toutes les activités du jour. Puis, visualisez toutes les tâches à accomplir. Ensuite, recherchez comment automatiser les tâches répétitives. Enfin, automatisez-les.
Vous venez de terminer cette dernière partie. N’oubliez pas que le contrôle et l’amélioration des résultats sont indispensables pour bien gérer son temps et ses priorités.
Conclusion
Félicitations, vous êtes arrivés au bout de cet article.
Désormais, vous savez comment gérer votre temps et vos priorités avec succès.
A toute fin utile, je vous remets les 5 étapes indispensables qui vous permettront d’y arriver facilement :
- Etape 1 – simplifiez pour gagner du temps
- Etape 2 – priorisez vos activités
- Etape 3 – planifiez vos activités
- Etape 4 – passez à l’action
- Etape 5 – contrôlez et améliorez vos résultats
Si j’ai un conseil à vous donner, c’est de suivre ces 5 étapes une par une pour réussir. Prenez votre temps et allez-y en douceur.
Je peux vous le garantir : si vous appliquez cette méthode, vous constaterez rapidement de grands changements.
Avec un peu de pratique, vous économiserez de plus en plus de temps et vous gagnerez énormément en efficacité.
Vous avez toutes les cartes en main pour réussir à gérer votre temps et vos priorités.
Maintenant, au boulot !
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Cet article m’a demandé plusieurs heures de travail pour la recherche, la rédaction et la publication. Alors, si un de vos contacts rencontre des difficultés à bien gérer son temps et ses priorités, partagez avec lui cet article.
N’hésitez pas appliquer cette méthode en 5 étapes et à raconter votre expérience dans l’espace commentaires.
Merci à vous.
