Avez-vous des difficultés à organiser votre journée de travail ?
Si c’est le cas, vous êtes au bon endroit !
Je vais vous faire une confidence : organiser sa journée de travail est indispensable. Sans cela, n’espérez pas être productif et efficace.
Si vous négligez votre organisation, vous serez vite à la merci des nombreuses sollicitations. Ce seront les autres qui organiseront votre travail et vous perdrez le contrôle de votre journée.
A peine arrivé à votre bureau, vous serez déjà débordé. Vous serez happé par les interruptions et les urgences des autres. A cause de ça, vous passerez à côté de vos priorités et de votre travail. Vous gâcherez donc un temps précieux à faire un tas de choses inutiles.
La conclusion de tout ça : vos projets n’avanceront pas et vous aurez perdu votre journée. Vous vous sentirez déçu et frustré de n’avoir pas fait ce que vous souhaitiez.
Est-ce vraiment ce que vous voulez ?
Moi non plus !
Alors, il n’y pas de secret : vous devez vous organiser pour optimiser votre temps de travail.
Je vous le garantis : avec une bonne organisation, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour avoir une journée productive.
Vous serez pro actif et donc acteur de votre journée : vous saurez exactement par quoi commencer et avancerez sur vos priorités et vos projets comme un bulldozer.
Dans cet article, je vais vous présenter les 7 étapes indispensables pour organiser votre journée de travail comme un pro.
Allons-y !
1- Planifiez votre travail la veille
» La productivité de demain commence avec la préparation d’aujourd’hui. «
John C. Maxwell
L’erreur à éviter est de s’organiser le matin même en arrivant sur son lieu de travail.
Si vous faîtes cette erreur, vous serez complétement dans le brouillard.
D’abord, vous n’aurez pas les idées claires et ne saurez pas par quoi commencer. Vous aurez moins d’entrain à vous mettre au travail et serez moins productif.
Entre les mails qui s’accumulent dans votre boîte, le téléphone qui sonne, les autres qui viennent vous déranger sans cesse, vous perdrez un temps phénoménal à organiser votre journée de travail. Lorsque vous y serez enfin parvenu, la journée sera déjà terminée !
Pire, vous serez plus à risque de traiter les urgences au point d’en oublier vos priorités.
Voilà une journée qui s’annonce bien mail engagée…
Alors, pour éviter ce scénario, organisez votre journée de travail la veille !
Il n’y a rien de plus facile, il vous suffit juste de prendre un quart d’heure avant de quitter votre lieu de travail ou bien avant d’aller vous coucher.
En planifiant votre journée la veille, vous irez vous couchez détendu. C’est une certitude. Après une bonne nuit de sommeil, vous vous réveillerez avec des idées claires.
Vous commencerez votre journée en sachant quelles tâches accomplir. Vous vous serez préparé mentalement et serez plus engagé dans votre travail.
Prenez l’habitude dès maintenant de planifier votre journée du lendemain. En procédant ainsi chaque fin de journée, vous vous créerez une habitude qui sera gage de réussite.
2 – Consultez votre agenda
Une fois que vous avez défini un créneau horaire la veille pour planifier votre journée de travail, il vous faudra consulter votre agenda papier ou numérique.
En effet, il vous sera difficile d’organiser votre journée de travail sans tenir compte de ce qu’y est déjà prévu.
Avez-vous des rendez-vous, des réunions, des déplacements prévus le lendemain ?
J’imagine que oui. Alors, il faudra vous préparer en conséquence.
Grâce à votre agenda, vous saurez après un rapide coup d’œil ce que vous devez préparer pour que votre journée de travail se déroule dans de bonnes conditions.
Cela peut paraître bête mais vous n’oublierez pas ce qui est déjà réellement prévu. On a tous déjà oublié une réunion ou un rendez-vous et prévu autre chose à la place…
Grâce à cette étape, vous aurez également une idée du temps disponible pour réaliser vos tâches et bien organiser votre journée de travail.
3 – Lister les tâches à accomplir
Désormais, vous avez une vision globale de la journée avec des créneaux horaires déjà prévus pour les rendez-vous, les réunions et les déplacements.
Pour bien organiser votre journée de travail, listez les tâches que vous aimeriez faire au cours de la journée.
Comme nous avons une mémoire très sélective, je vous conseille de noter les tâches à accomplir. Cela vous permettra ainsi de ne rien oublier et de vous rappeler de vos tâches.
Prenez donc de quoi écrire et allez-y.
Listez une dizaine de tâches maximum à réaliser :
- Travailler sur le dossier Dupont
- Relancer le client Moreau
- Confirmer la présence au salon
- Préparer votre prochaine intervention
- Répondre aux mails
- Publier un article
- Rédiger la newsletter
- …
Vous y êtes ?
Maintenant que vous avez listé vos tâches, estimez la durée que vous allez y consacrer.
C’est à partir de cette liste de tâches que vous sélectionnerez et classerez vos priorités dans l’étape suivante.
4 – Définissez les 3 tâches prioritaires
A ce stade, vous avez dû lister les tâches à réaliser pour la journée de travail qui vous attend.
Cela se corse un peu : vous allez maintenant les classer et retenir vos 3 tâches prioritaires du jour.
Si vous êtes habitué au to-do-list à rallonge, autant vous dire qu’il va falloir être très sélectif !
Pas d’inquiétude, vous allez y arriver. Commencez par créer 2 listes distinctes :
- Une liste avec les tâches prioritaires
- Une liste avec les tâches secondaires
Une fois ces 2 listes établies, il vous suffit juste de classer les tâches.
Pour y parvenir, il n’y a rien de plus simple : déterminez les tâches les plus importantes et les plus urgentes à réaliser.
Ce sont ces tâches là qui seront les priorités de votre journée. Faîtes en sorte d’en avoir au maximum 3 et qu’elles répondent bien à vos objectifs. Par la suite, vous pourrez faire en sorte de les traiter en début de journée.
Les autres tâches, dites « secondaires », pourront être traitées une fois les 3 tâches les plus importantes terminées.
En lisant cette étape, vous serez peut-être tenté d’ajouter une 4ème ou une cinquième priorité… Vouloir surplanifier ses journées est une erreur ! On surestime souvent notre capacité à traiter toutes les tâches en une journée.
Je vous recommande donc de rester réaliste et de vous concentrer sur 3 priorités. Croyez-moi, c’est déjà beaucoup. Il vaut bien mieux commencer et terminer 3 tâches plutôt qu’en démarrer 5 et ne pas les terminer…
5 – Bloquez des créneaux horaires dans votre agenda
Bravo : vous avez consulté votre agenda, listé vos tâches et défini celles-ci par ordre de priorité. Vous êtes en bon chemin pour organiser votre journée de travail comme un pro !
Maintenant, vous devez allouer des créneaux horaires dans votre agenda pour réaliser ces tâches. Vous donnez ainsi rendez-vous au travail qui vous attend.
En attribuant des créneaux horaires pour vos tâches, vous maximisez les chances de les réaliser. En plus, vous vous fixez un temps imparti pour les faire, ce qui réduit le risque de procrastiner.
Vous devez donc bloquer des créneaux horaires pour réaliser vos 3 tâches les plus importantes. Si certaines petites tâches sont importantes et demandent peu de temps, vous pouvez les regrouper dans un même créneau horaire.
Par exemple, vous pouvez créer un créneau horaire « comptabilité » de 2h dans lequel vous traiterez vos factures, vos devis, votre déclaration URSSAF…
A l’inverse, si vous devez écrire un article de blog, cette tâche suffira à elle seule à occuper un créneau horaire de 2 heures au cours duquel vous pouvez faire une ou plusieurs sessions pomodoro.
Vous comprenez l’idée ? Pour bien organiser votre journée de travail, vous devez la planifier avec des blocs de temps thématiques. Vous aurez plus de chance de réaliser vos tâches si elles sont notées et bloquées dans votre agenda.
Grâce aux blocs de temps, vous structurez votre journée comme un charpentier bâtit la charpente d’une maison. Vous serez donc plus efficace et efficient dans votre travail.
6 – Prévoyez du temps pour les imprévus
Malheureusement, les journées ne se déroulent pas toujours comme on le souhaiterait. L’emploi du temps peut parfois être bousculé par des débordements et des imprévus.
Par exemple, une réunion qui s’éternise, un client vous relance pour une réclamation à traiter en priorité, vous êtes coincé dans un embouteillage pour vous rendre chez un client…
Même si nous ne connaissons par la nature des imprévus et à quel moment ils vont surgir, nous pouvons faire preuve d’anticipation et réserver du temps pour les traiter.
Pour vous laisser une marge de manœuvre confortable, ne planifiez que 75% de vos journées.
Par exemple, si vous devez organiser votre journée de travail de 8 heures, planifiez juste 6 heures dans cette journée. Les 2 heures restantes vous serviront à gérer les imprévus.
Si vous n’avez pas d’imprévus à traiter, profitez-en pour terminer vos tâches prioritaires ou avancer dans vos tâches secondaires.
7 – Préparez votre matériel
Ça y est, vous avez réussi les 6 premières étapes avec succès pour organiser votre journée de travail. Il ne vous reste plus qu’à préparer votre matériel.
Un peu comme les enfants qui préparent leur cartable, vous devez préparer votre matériel et vos outils de travail qui vont vous servir le lendemain. Vous gagnerez un temps précieux.
Par exemple :
- Si vous animez une réunion d’équipe prévue le lendemain, vérifiez bien que tous les éléments soient bien prêts pour votre intervention. Dans le cas où la réunion n’a plus lieu d’être, pensez à l’annuler.
- Si vous avez des rendez-vous prévus en clientèle, n’oubliez pas vos outils de travail et peaufinez votre argumentaire. Là encore, vérifiez bien que votre client n’a pas oublier le rendez-vous et qu’il sera disponible.
- Si vous avez des déplacements, organisez votre trajet pour arriver à l’heure. Pensez bien à faire le plein si vous prenez votre voiture ou réservez votre billet si vous voyagez en train.
- Si vous devez travailler sur un dossier, préparez tous les éléments la veille pour pouvoir vous mettre rapidement au travail.
Cette dernière étape est indispensable car elle vous permet de préparer tout ce dont vous avez besoin pour le lendemain.
Quelles que soient les activités prévues dans votre journée, elle vous permet donc de ne rien oublier et vous allège l’esprit.
Dès votre réveil, vous serez prêt à attaquer la journée du bon pied.
Conclusion
Désormais, vous connaissez les 7 étapes pour organiser votre journée de travail comme un pro. Voilà ce que cela donne en pratique :
- Premièrement : vous prenez un quart d’heure la veille pour préparer votre journée.
- Deuxièmement : vous consultez votre agenda et prenez acte de ce qui est prévu.
- Troisièmement : vous listez les tâches à réaliser.
- Quatrièmement : vous sélectionnez les 3 tâches à traiter en priorité
- Cinquièmement : vous bloquez des créneaux horaires dans votre agenda pour vos priorités
- Sixièmement : vous prévoyez 25% de votre temps de travail pour les imprévus.
- Septièmement : vous préparez le matériel dont vous avez besoin le lendemain.
Pour ma part, je réalise chaque jour ces 7 étapes et cela me permet d’être organisé et d’avoir des journées productives.
Cette méthode structure mes journées grâce à des créneaux horaires prédéfinis. Je travaille donc presque toujours sur les tâches qui sont importantes.
Le temps passé à organiser ma journée de travail me rend efficace. En fin de compte, j’économise beaucoup de temps et j’optimise mon temps de travail.
Lorsque vous appliquerez cette méthode, n’oubliez pas de prévoir un temps pour les imprévus car il y en a toujours. Si vous ne le faites pas, vous ne terminerez pas le travail prévu et vous vous sentirez frustré.
Si vous êtes du genre tête en l’air, ne négligez pas la préparation du matériel sinon vous n’aurez pas les outils nécessaires pour vous mettre à l’ouvrage.
Voila, vous avez toutes les cartes en main pour organiser votre journée de travail.
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J’ai passé plusieurs heures à écrire cet article . Donc n’hésitez pas à le partager à celles et ceux qui souhaitent mieux organiser leur journée de travail.
Ne tardez pas appliquer cette méthode et à partager votre expérience dans les commentaires.
Merci.
