Vous arrive-t-il d’avoir du mal à vous concentrer ? Ou d’être facilement distrait par votre environnement ? De ne pas avancer dans votre travail ?
Je suis sûr que oui !
Entre les mails qui s’affichent sur vos écrans, les interruptions de vos collègues, la sonnerie du téléphone, les notifications des réseaux sociaux, les actualités de votre page Web… Les distractions ne manquent pas !
Au moindre écart, vous vous égarez. On vous surprend à papillonner sur votre réseau social préféré. Un peu comme on prend un enfant la main dans le pot de confiture…
Conséquence : vous n’avancez pas sur vos tâches et vous prenez du retard. Cette situation a tendance à se répéter et devient préoccupante.
Car vous avez des échéances à respecter. Vous devez rendre ce travail et avez une date butoir. Au fur et à mesure que le temps passe, cela génère chez vous du stress voire de l’anxiété.
Rassurez-vous, beaucoup d’entrepreneurs sont confrontés à ce problème.
C’est vrai qu’il est difficile de rester concentré sur son travail. Tant les distractions dans notre environnement sont nombreuses.
Alors, comment rester focus et productif ?
Une méthode simple existe. Elle est facile à mettre en place. Il s’agit de la méthode pomodoro.
Pour ma part, je l’ai testée et je ne peux plus m’en passer.
Mais en quoi consiste-t-elle ? Qu’est-ce qu’une session pomodoro ?
A travers cet article, je vais vous présenter cette méthode. Puis, vous découvrirez comment la mettre en place. Je vous ferai part de mon expérience personnelle. Ensuite, je vous livrerai 5 astuces pour réussir sa session pomodoro. Enfin, vous connaîtrez les bénéfices et les limites de cette méthode et à qui elle s’adresse.
Alors prêt à la découvrir ?
La méthode pomodoro expliquée
C’est le développeur et entrepreneur Francesco Cirillo qui invente cette méthode à la fin des années 1980. Face au succès rencontré, il publie un livre The Pomodoro Technique dans lequel il en fait la démonstration.
Grâce à cette méthode efficace, vous améliorez votre productivité et restez concentré sur votre travail.
Francesco Cirillo, d’origine italienne, s’inspire d’un minuteur de cuisine en forme de tomate. Tomate se traduit « pomodoro » en italien. Il utilise ce « pomodoro » pour fractionner le temps et créer sa méthode.
En effet, Francesco Cirillo sait que diviser le temps de travail en intervalles réguliers présente deux gros avantages :
- Premièrement, il permet de rester concentré sur la tâche à réaliser.
- Deuxièmement, il permet d’aller au bout de cette tâche.
L’italien décide donc de diviser son temps en sessions de travail de 25 minutes, avec une pause de 5 minutes à chaque fois.
Cette technique permet de booster votre concentration et de décupler votre productivité.
La méthode pomodoro en pratique
Appliquer la méthode pomodoro est facile. Il suffit d’alterner des sessions de travail avec des pauses.
La méthode pomodoro en 5 étapes
La méthode pomodoro se déroule en 5 étapes :
- Choisissez une tâche à réaliser en 25 minutes. Ou bien choisissez plusieurs petites tâches de 5 à 10 minutes à enchaîner pendant ce laps de temps.
- Préparez et lancez un minuteur pour une session pomodoro de 25 minutes.
- Lancez-vous dans votre travail à fond pour réaliser cette tâche ou ces petites tâches en restant concentré jusqu’à la sonnerie.
- Prenez une pause de 5 minutes à l’issue de la session pomodoro et profitez-en pour souffler, marcher, vous étirer, boire un verre d’eau…
- Répétez ce cycle 4 fois et faites ensuite une pause plus longue de 20 minutes.
Je peux vous le garantir : vous aurez abattu une montagne de travail à l’issue des 5 étapes ! Alors, imaginez si vous appliquez cette méthode tout au long de votre journée de travail.
Approfondir la méthode pomodoro
Soyons clairs, si vous appliquez la méthode pomodoro dans sa version de base, vous serez déjà bien plus productif que le commun des mortels. Mais si vous êtes mordu, vous pouvez aller encore plus loin :
- Vous commencez une session pomodoro ? Dans ce cas, allez jusqu’au bout.
- Vous avez terminé votre tâche ? Bien, poursuivez avec une autre.
- Votre tâche demande plus qu’une session pomodoro ? Alors, décomposez-là.
- Vous êtes sollicité en pleine session ? Répondez qu’on ne doit pas vous déranger.
- Vous êtes interrompu trop longtemps ? Alors, relancez le minuteur.
Grâce à ces règles complémentaires, vous serez ultra-productif pendant vos blocs de travail. En plus, vous aurez un vrai suivi du temps passé sur vos tâches ou vos projets.
Les outils à utiliser
Vous aurez besoin d’un chronomètre pour organiser vos sessions pomodoro. 2 possibilités s’offrent à vous :
Voilà un bon site sur lequel vous définissez tous les paramètres :
- Durée des sessions de travail
- Durée des pauses
- Nombre de session pomodoro
- Son de l’alarme
- Tic-tac du minuteur
- Musique d’ambiance
Vous pouvez même ajouter les tâches de votre to-do list. Et suivre vos progrès au fil des jours si vous vous inscrivez.
Le minuteur à l’ancienne
Si comme moi, vous êtes « old school », le minuteur traditionnel fera très bien l’affaire. Vous paramétrez vous-même la durée de votre session pomodoro et le temps de pause. Puis vous enchainez…
Exemple pratique de session pomodoro
Pour ma part, j’applique cette méthode depuis plusieurs années. J’ai progressivement adapté la méthode et augmenté la durée des sessions de travail (je vous explique ça plus bas).
Aujourd’hui, j’organise mes matinées avec des sessions de travail de 50 minutes entre lesquelles j’intercale des pauses de 10 minutes. Voilà ce que cela donne :
Avant de démarrer la matinée :
- Relecture des objectifs et des tâches du jour
- Préparation du matériel
Je réalise 4 sessions pomodoro (50/10) :
- 1ère session pomodoro : préparation d’un dossier (1/2)
- Pause : marche
- 2ème session pomodoro : préparation d’un dossier (2/2)
- Pause : café et collation
- 3ème session pomodoro : rédaction d’un article (1/2)
- Pause : marche
- 4ème session pomodoro : rédaction d’un article (2/2)
- Pause : déjeuner + partie d’échecs / Mahjong + appel d’un proche (1H)
Lorsque c’est possible, je privilégie les après-midis pour les RDV en présentiel et téléphoniques, les visioconférences, le traitement des e-mails.
Bien sûr, le contenu de mes sessions pomodoro évolue avec mon activité. Il m’arrive de passer plus de temps sur des dossiers ou de réaliser des audits à la place d’écrire un article…
Si la charge de travail est plus importante, je mets en place une session pomodoro supplémentaire.
Par ailleurs, certaines tâches me prennent plus de 50 minutes. Je les réalise donc sur plusieurs sessions.
A l’inverse, certaines tâches peuvent être cumulées sur une session pomodoro : réponses aux mails, relances téléphoniques…
C’est ainsi que je procède l’après-midi car ma concentration est moins forte après le déjeuner. Cumuler des petites tâches à réaliser est donc pour moi plus facile à ce moment-là.
Grâce à cette méthode, je découpe mon travail en nombre de sessions pomodoro. Cela me permet d’évaluer plus facilement la durée des tâches. Je sais si ma méthode de travail est efficace.
5 astuces pour réussir votre session pomodoro
Préparez vos tâches et votre espace de travail à l’avance
La méthode pomodoro reste une méthode de travail. Elle donne un rythme pour exécuter vos tâches. Mais encore faut-il les définir !
Avant de démarrer votre journée, reportez vous à vos objectifs SMART, définissez vos priorités et lister les 3 tâches importantes du jour à réaliser.
Préparez également votre espace de travail avec le matériel et les outils nécessaires pour accomplir votre travail.
Restez focus sur votre travail pendant votre session pomodoro
Dès que vous démarrez une session pomodoro, vous vous engagez à travailler pleinement sur votre tâche.
Pour y arriver, mettez toutes les chances de votre côté : bannissez les réseaux sociaux. Mettez votre mobile en sourdine. Fermez votre messagerie.
Bref, fuyez toutes les sources de distraction.
Ne vous laissez pas déranger par les autres pendant votre session pomodoro
Une fois le décompte de 25 minutes lancé, vous ne devez pas vous laisser interrompre par d’autres personnes. En effet, cela nuit à votre concentration et annihile vos efforts.
Si vous travaillez dans un bureau, informez les personnes de votre session pomodoro et fermez la porte. Ou si vous êtes en open-space, mettez un casque ou installez un panneau « occupé » sur votre bureau.
Si vous êtes solopreneur et que vous travaillez à domicile, dites à votre conjoint(e) ou aux enfants de ne pas vous déranger.
Ne cédez pas aux sollicitations sauf si c’est d’une importance et d’une urgence capitale. Vous recontacterez les personnes une fois votre travail achevé.
Respectez les pauses après chaque session pomodoro
Une erreur fréquemment commise est de ne pas vouloir s’arrêter. A vouloir travailler trop longtemps, notre efficacité décroît. En d’autres termes, on perd en productivité. C’est la fameuse loi d’Illich.
Par conséquent, respectez les pauses de 5 minutes. Profitez-en pour changer d’environnement. Dégourdissez-vous les jambes, faites des étirements, prenez un café, buvez un verre d’eau, allez aux WC.
A l’issu des 4 sessions pomodoro, votre esprit et votre corps doivent se détendre. Octroyez-vous une pause plus longue de 20 minutes pour recharger vos batteries. Profitez-en pour aller déjeuner ou faire une sortie à l’extérieur.
L’important est de respecter ces pauses et vous libérer l’esprit. Ainsi, vous restez performant, vous assimilez les nouvelles informations et évitez la fatigue mentale.
Faites preuve de souplesse
En théorie une session pomodoro dure 25 minutes et la pause environ 5 minutes. Mais la durée des cycles n’est pas gravée dans le marbre !
Les besoins physiologiques et psychologiques changent d’une personne à une autre. Si certains arrivent à se concentrer pendant 30 ou 35 minutes, d’autres ne peuvent le faire que 15 ou 20 minutes et auront besoin de pause de 10 minutes.
Certaines activités ou certaines tâches vont également demander des sessions pomodoro plus longues de 40 à 50 minutes pour pouvoir les mener à terme.
La méthode pomodoro doit s’adapter à votre rythme et à vos besoins et non l’inverse. Le plus important est de respecter la session de travail, le temps de pause et la concentration optimale.
Autant vous le dire tout de suite : il faudra faire plusieurs tests avant de trouver votre rythme.
7 bénéfices d’une session pomodoro
Toujours sceptique sur la méthode ? Laissez-moi vous présenter ses avantages :
Vous évitez le multi-tâches
L’erreur la plus fréquente est de travailler sur plusieurs tâches à la fois. Vous devenez moins efficace et mettez plus de temps à tout faire.
Avec la méthode pomodoro, vous n’avez pas le choix : vous vous focalisez sur une seule et unique tâche pendant votre session. Sauf si vous avez 2 tâches à réaliser mais dans ce cas-là, vous terminez la 1ère tâche avant de commencer la 2ème.
En somme, vous ne vous dispersez pas dans votre travail.
Vous sélectionnez vos tâches
Avant de lancer le minuteur et démarrer votre session pomodoro, vous sélectionnez votre tâche. Rappelez-vous toujours : vous devez choisir les 3 tâches les plus importantes à accomplir au cours de la journée.
Sélectionner ces tâches les plus importantes revient à choisir celles qui auront le plus d’effets, c’est-à-dire, celles qui vont générer le plus de résultats.
C’est la loi de Pareto ou loi des 20/80 :
20% de vos tâches rendront compte de 80% de la valeur de ce que vous faites.
La méthode pomodoro est indirectement un outil d’aide à la décision. Vous travaillez sur l’essentiel et vous augmentez les effets positifs de la loi de Pareto.
Vous renforcez votre concentration
Une fois que vous avez sélectionné votre tâche, vous lui allouez une durée, c’est-à-dire une ou plusieurs sessions pomodoro pour la réaliser.
Là encore, vous n’aurez pas d’autre choix que de réaliser cette tâche pendant votre bloc de travail. Vous vous concentrez sur votre travail et maximisez vos chances de réussite.
Avec un peu de pratique votre concentration va progressivement augmenter. Les sessions de travail seront de plus en plus longues et vous avancerez plus rapidement sur vos tâches et sur vos projets.
Vous allez gagner en productivité et en efficacité.
Vous ne procrastinez pas
Certaines tâches sont parfois rébarbatives voire déplaisantes. Par conséquent, nous avons tendance à trainer pour les faire ou pire à les remettre à plus tard.
Comme le dit la loi de Parkinson :
« Un travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. »
Heureusement, comme chaque session pomodoro a une durée limitée, elle permet de travailler sur une tâche pendant une durée impartie. Ainsi, le travail à accomplir ne s’étale pas sur la journée.
Même si une tâche vous ennuie, vous êtes plus enclin à travailler dessus car cela ne dure que 25 minutes. Puis, votre travail est réalisé en temps et en heure. Vous savez que vous en viendrez vite à bout.
Vous vous ménagez
Une autre erreur commise par beaucoup d’entrepreneurs est de travailler non-stop pour terminer tout ce qu’il y a à faire.
C’est bien souvent contreproductif car à vouloir trop en faire, notre efficacité décroit. Nous faisons donc des erreurs et la qualité de notre travail diminue.
Sur le long terme, cette pratique génère du stress et de la fatigue. Elle conduit aussi au surmenage ou au burn-out. Comme le résume la loi d’Illich :
« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».
La méthode pomodoro vous permet d’éviter ce problème car vous vous octroyez des pauses plus ou moins longues. Vous pouvez donc souffler, vous reposer et ne pas tomber dans l’épuisement professionnel.
Vous renforcez votre organisation
Avec un peu de pratique, vous estimez avec de plus en plus de précision la durée des tâches à réaliser. Vous pouvez donc découper votre travail et définir le nombre de sessions pomodoro nécessaires à faire au cours d’une journée.
En plus de mieux gérer votre temps, la méthode pomodoro vous permet également de mieux planifier votre activité.
De plus, vous avez aussi un meilleur suivi sur le nombre de tâches exécutées. Vous saurez si vous êtes plus ou moins productif en fonction du temps passé. Ainsi, vous pouvez adapter ou changer votre méthode de travail.
Vous améliorez la qualité de votre travail
Comme nous l’avons évoqué plus haut, la méthode pomodoro permet d’éviter le multi-tâches. Vous investissez votre énergie sur une seule et unique tâche.
Comme vous travaillez de manière séquentielle, vous prenez les tâches les unes après les autres. Vous réduisez donc le risque d’erreur. Les oublis sont moins fréquents. Les idées sont mieux liées. Bref, le rendu de votre travail est meilleur.
Prenez un peu de recul, vous verrez que les tâches réalisées sont plus qualitatives.
5 limites à la méthode pomodoro
Tout n’est pas parfait avec cette méthode. Elle présente quelques inconvénients :
La méthode peut paraître rigide
Par moment, il n’est pas simple de respecter la durée des sessions de travail et la durée des pauses.
Vous pouvez choisir d’adapter leurs durées en fonction de vos besoins comme moi je fais avec des sessions de 40 minutes de travail et 10 minutes de pause.
Mais parfois, les pauses semblent trop courtes. Les yeux sont rivés sur le minuteur. Un sentiment monte avec une certaine pression « Gloups ! C’est bientôt la fin de la pause, va falloir reprendre ! »
Dans ce cas-là, ne lancez pas le minuteur pendant votre pause. Reprenez tranquillement dès que vous avez bu votre café ou avez fait quelques étirements.
Elle peut freiner votre élan
A l’inverse, il se peut que vous ayez le feu sacré et que vous soyez ultra concentré pendant votre session de travail.
Au moment où le « bip bip bip bip bip » de votre minuteur va retentir, il risque de vous casser les oreilles. Vous serez frustré de devoir vous arrêter.
Dans ce cas-là (et uniquement dans ce cas-là !), relancez le minuteur pour une session de travail sans faire de pause. Il faut battre le fer quand il est chaud !
Par contre, prenez l’engagement de terminer votre nouvelle session pomodoro et ne supprimez pas une seconde fois votre pause.
Certaines tâches ou activités ne s’y prêtent pas
Malheureusement, certaines tâches et activités ne sont pas adaptées à la méthode pomodoro.
Elle s’applique uniquement si vous travaillez seul. Evidemment, elle n’est pas transposable si vous avez des RDV professionnels, des coachings, des travaux en groupe, ou encore des réunions d’équipe…
Elle peut également être difficile à appliquer selon la nature de l’activité.
Par exemple, un Community Manager ou un influenceur devra faire preuve d’une grande volonté pour rester concentré et ne pas consommer du contenu…
Il est parfois difficile de s’isoler
Vous travaillez dans un open space ou dans des bureaux partagés ? Alors, ce sera peut-être compliqué de vous isoler et d’être au calme…
Prenez le temps de communiquer avec les personnes qui travaillent avec vous. D’abord, commencez par les informer de votre démarche. Ensuite, comme écrit plus haut, mettez un casque, installez un panneau « occupé »…
Bref, créez un système d’organisation adapté à la méthode pomodoro.
Vous pouvez perdre vos idées
Il arrive qu’en pleine session pomodoro, vous ayez une idée sur tel ou tel sujet, une pensée qui concerne votre activité…
Le hic : vous devez rester concentré et focus sur la réalisation de votre tâche.
Votre esprit risque d’être accaparé par cette idée et vous empêchera de vous concentrer. Ou alors il peut tout de suite la chasser pour qu’elle disparaisse à jamais…
Si cela vous, arrive, ne laissez pas votre idée gâcher votre session pomodoro ou bien la laisser s’envoler. Notez-la sur un carnet ou un pense-bête. Vous reviendrez dessus à la prochaine pause.
La méthode pomodoro et ses utilisateurs
La méthode pomodoro peut être utilisée par un public très large et très hétérogène.
Entrepreneurs et salariés dans le tertiaire
Si vous êtes entrepreneur ou salarié dans les métiers de services, intellectuels, créatifs alors c’est idéal ! Les rédacteurs Web, les graphistes, les freelances, les vidéastes, les professeurs trouveront forcément des bénéfices à appliquer la méthode pomodoro.
Ces professions demandent de travailler de manière continue en évitant le maximum d’interruptions. Car celles-ci peuvent conduire à faire des erreurs. Les résultats et un travail de qualité sont donc attendus.
Etudiants
Si vous êtes étudiant, vous pouvez l’essayer sans problème et trouverez également de nombreux avantages. La méthode pomodoro s’avère efficace pour préparer les exercices du prochain TD, préparer les partiels ou même les concours.
De manière générale, elle vous aide à rester concentré. Elle vous évite de procrastiner et de remettre à plus tard vos révisions.
Vous n’aurez donc pas à bachoter vos examens la veille pour le lendemain !
Conclusion
Pour conclure, la méthode pomodoro est très simple à mettre en place. Son efficacité est redoutable : elle permet de mieux gérer son temps, elle favorise la concentration et augmente la productivité.
En ce qui me concerne, j’utilise cette méthode depuis plusieurs années. Comme je suis d’un naturel distrait, il m’a fallu plusieurs tentatives avant de trouver mon rythme. Mais avec un peu de pratique, j’ai réussi petit à petit à « muscler » ma concentration.
Aujourd’hui, cette méthode a révolutionné ma manière de travailler et procure d’excellents résultats. Mes projets avancent plus vite, je ne procrastine plus et respecte la plupart de mes échéances.
Bien sûr, je n’applique cette méthode que pour mes tâches professionnelles. Elle n’est évidemment pas transposable en dehors du milieu professionnel.
Compte tenu de tous les bénéfices qu’elle procure, je ne peux que vous encourager à l’appliquer. Faites-le dès maintenant ! Prenez un minuteur, lancez-le pendant 25 minutes pour une session pomodoro et faites une pause, répétez ce cycle 4 fois.
Si vous avez des difficultés à appliquer cette méthode au départ, dites-vous que c’est normal. Réessayez, vous y arriverez. Avec la pratique, vous trouverez le bon « timing » de vos sessions de travail.
N’oubliez pas de faire des pauses pour maintenir votre niveau d’énergie. Après vos sessions pomodoro, accordez-vous des récompenses. C’est important, surtout si vous êtes solopreneur.
Voilà, vous savez tout sur la méthode pomodoro. Convaincu ? Il n’y a plus qu’à régler le minuteur et à vous lancer.
Faites-moi part de vos retours et de vos remarques sur la méthode dans les commentaires.
